Ketersediaan bahan baku menjadi salah satu faktor penting yang menentukan kelancaran operasional usaha. Ketika pembelian dilakukan tanpa mempertimbangkan pola permintaan pelanggan, bisnis berisiko menghadapi kekurangan stok pada waktu sibuk atau penumpukan bahan saat penjualan melambat. Kedua kondisi tersebut dapat meningkatkan biaya, mengganggu produksi, dan mengurangi keuntungan. Oleh karena itu, menyusun jadwal pembelian berdasarkan data penjualan merupakan langkah yang perlu diperhatikan oleh pelaku UMKM maupun pengusaha yang sedang berkembang. Dengan memahami perubahan permintaan, waktu pengiriman pemasok, serta kemampuan penyimpanan, pemilik usaha dapat merencanakan pengadaan bahan baku secara lebih efisien dan terukur.
Mengapa Jadwal Pembelian Bahan Baku Perlu Mengikuti Pola Penjualan
Pengaturan jadwal pengadaan material produksi merupakan bagian penting dalam memastikan proses pelayanan pelanggan. Berbagai jenis bisnis menghadapi perubahan kebutuhan pelanggan. Dalam kegiatan sehari-hari, usaha kuliner mungkin mengalami peningkatan pesanan pada akhir pekan. Sementara itu, pengrajin produk dekorasi bisa menghadapi kenaikan permintaan saat periode khusus. Variasi kebutuhan pelanggan sebaiknya menjadi dasar penyusunan jadwal pengadaan. Ketika usaha menyimpan material dalam jumlah berlebihan, modal kerja berpotensi tertahan dalam persediaan. Di sisi lainnya, kekurangan bahan bisa menunda penyelesaian pesanan. Untuk menghindari kedua kondisi tersebut, pengadaan sebaiknya mengikuti perkiraan penggunaan bahan.
Penerapan jadwal pembelian secara konsisten dapat mendukung penggunaan modal secara efisien. Untuk pemilik bisnis berskala kecil, modal yang dialokasikan untuk persediaan sebaiknya tidak menghabiskan seluruh kas yang tersedia. Apabila pesanan kepada pemasok dibuat berdasarkan perhitungan, usaha dapat mengurangi stok berlebihan. Namun, jadwal yang terlalu ketat tanpa cadangan juga memiliki risiko. Gangguan pengiriman mungkin menyebabkan kekurangan persediaan. Dengan mempertimbangkan risiko tersebut, pelaku usaha sebaiknya memperhitungkan stok pengaman. Perencanaan pembelian yang mempertimbangkan risiko menjadi dasar pengadaan yang lebih sehat.
Cara Menganalisis Pola Permintaan Pelanggan dari Data Penjualan
Langkah awal dalam menyusun jadwal pembelian dimulai dengan menganalisis catatan penjualan. Pemilik usaha dapat mengumpulkan kuantitas pesanan pelanggan secara berkala. Catatan transaksi tersebut sebaiknya dipisahkan menurut periode tertentu. Setelah informasi disusun secara sistematis, perubahan kebutuhan pelanggan dapat dianalisis. Untuk memberikan gambaran, usaha roti mungkin mencatat peningkatan pesanan menjelang hari libur. Temuan dari catatan penjualan dapat digunakan untuk merencanakan kebutuhan bahan. Namun, riwayat penjualan tidak boleh langsung dianggap sebagai seluruh permintaan. Ketika produk pernah kehabisan stok, jumlah penjualan mungkin lebih rendah daripada permintaan sebenarnya.
Di samping menghitung volume penjualan, pelaku bisnis perlu memperhatikan faktor musiman. Perayaan tertentu, program diskon, dan perbedaan pola belanja masyarakat dapat memengaruhi kebutuhan produk. Contohnya, permintaan bahan tertentu mungkin bertambah selama musim perayaan. Oleh sebab itu, gunakan data dari waktu penjualan yang sebanding. Perkiraan kebutuhan sebaiknya tidak dibuat dari rata-rata umum saja apabila penjualan berubah tajam pada hari tertentu. Pemisahan pola tersebut mendukung penentuan jadwal pembelian yang sesuai.
Menghitung Perkiraan Kebutuhan Bahan Baku Berdasarkan Penjualan
Setelah pola penjualan diketahui, pemilik usaha perlu menghitung jumlah material yang diperlukan. Tahapan perhitungan ini memerlukan informasi penggunaan bahan untuk setiap produk. Sebagai simulasi, sebuah usaha roti memperkirakan penjualan 200 roti per hari. Jika setiap roti memerlukan 100 gram tepung, produksi tersebut membutuhkan 20 kilogram tepung per hari. Untuk tujuh hari operasional, total konsumsi tepung diperkirakan 140 kilogram. Contoh sederhana tadi masih perlu disesuaikan dengan potensi susut produksi. Untuk menyusun perkiraan yang lebih lengkap, pertimbangkan tingkat susut yang pernah tercatat.
Metode rata-rata bergerak juga dapat membantu memperkirakan kebutuhan. Sebagai contoh, jika penjualan tiga minggu berturut-turut mencapai 600, 660, dan 720 unit, perkiraan berdasarkan rata-rata sederhana menghasilkan 660 produk mingguan. Nilai rata-rata yang diperoleh bisa digunakan sebagai dasar proyeksi sementara. Perlu diperhatikan bahwa, metode ini belum menangkap seluruh perubahan musiman. Agar rencana pembelian lebih mendekati kebutuhan, bandingkan hasil prediksi dengan penjualan aktual. Ketika prediksi tidak lagi mencerminkan kondisi pasar, sesuaikan dasar penyusunan estimasi. Peninjauan metode peramalan membantu meningkatkan kualitas keputusan pengadaan.
Menyusun Jadwal Pembelian Berdasarkan Stok Minimum dan Waktu Pengiriman
Menyusun frekuensi pengadaan persediaan tidak cukup hanya berdasarkan jumlah penjualan. Komponen yang perlu dihitung adalah lead time atau waktu tunggu pengiriman. Jika pemasok memerlukan waktu tiga hari untuk mengirim bahan, stok harus mampu mendukung konsumsi sampai pesanan datang. Batas stok untuk melakukan pembelian kembali diperoleh dengan menambahkan kebutuhan saat menunggu kiriman dan safety stock. Misalnya, bisnis yang membutuhkan 12 kilogram material harian dan memiliki waktu tunggu tiga hari membutuhkan 36 kilogram selama proses pengiriman. Jika stok pengaman ditetapkan 15 kilogram, titik pemesanan ulang menjadi 51 kilogram. Angka tersebut berlaku berdasarkan asumsi penggunaan dan lead time yang telah ditetapkan.
Selain menentukan waktu pemesanan, pengelola stok harus merencanakan kuantitas pembelian. Jumlah tersebut bergantung pada permintaan yang diproyeksikan, stok yang masih tersedia, dan pesanan pemasok yang masih dalam perjalanan. Misalnya, usaha menargetkan persediaan 99 kilogram untuk satu periode. Apabila persediaan yang tersedia berjumlah 35 kilogram dan pembelian sebelumnya yang sedang dikirim sebanyak 20 kilogram, jumlah yang perlu dipesan lagi sebesar 44 kilogram, selama tidak ada persediaan yang telah dicadangkan untuk pesanan tertentu. Namun, perhatikan jumlah minimum pemesanan pemasok. Kapasitas penyimpanan dan masa simpan tidak boleh diabaikan dalam pengadaan persediaan.
Mengendalikan Risiko Pembelian dan Mengevaluasi Kinerja Pemasok
Sistem pemesanan bahan baku yang direncanakan perlu dijalankan dengan pengendalian yang konsisten. Tantangan penting dalam pengelolaan pasokan berupa perubahan jadwal pemasok. Dalam menjaga kelancaran produksi, pemilik usaha dapat mencatat ketepatan waktu setiap supplier. Data tersebut menjadi dasar evaluasi keandalan pengiriman. Jika keterlambatan sering terjadi, usaha dapat mempertimbangkan stok pengaman tambahan. Namun, penambahan stok harus memperhatikan biaya penyimpanan. Untuk bahan mudah rusak, jadwal pembelian perlu menyesuaikan umur simpan. Penggunaan metode FEFO untuk bahan dengan tanggal kedaluwarsa mendukung pemanfaatan stok sebelum melewati masa pakai.
Evaluasi jadwal pembelian dapat dijadwalkan sesuai kebutuhan usaha. Pelaku bisnis perlu memperhatikan jumlah kejadian stockout, volume material yang tidak dapat digunakan, dan akurasi hasil peramalan penjualan. Ukuran kinerja ini membantu menunjukkan kelemahan perencanaan. Dalam praktik, jika stok sering habis pada hari Jumat, jumlah bahan menjelang periode sibuk dapat dievaluasi. Apabila terjadi kondisi berlawanan, tingginya stok kedaluwarsa mungkin menandakan perkiraan berlebihan. Manfaatkan hasil pemeriksaan untuk menyesuaikan jumlah dan waktu pemesanan. Melalui evaluasi data secara teratur, perencanaan bisnis menjadi lebih responsif.
Kesimpulan tentang Penyusunan Jadwal Pembelian Bahan Baku
Mengatur waktu pemesanan persediaan berdasarkan pola permintaan pelanggan membantu membangun sistem persediaan yang lebih terarah. Jika catatan permintaan diperiksa secara konsisten, pelaku bisnis lebih mudah mengidentifikasi perubahan permintaan. Penentuan lead time pengiriman dan penetapan safety stock yang sesuai mendukung keberlangsungan kegiatan produksi. Walaupun demikian, keputusan pemesanan harus mengikuti perkembangan penjualan dan pemasok. Keseimbangan antara jumlah stok dan kebutuhan nyata mendukung pengelolaan kas yang lebih sehat. Apabila seluruh proses dilakukan secara teratur, bisnis mempunyai dasar yang lebih kuat untuk menjaga kelancaran operasional.
Untuk pemilik usaha yang sedang memperbaiki pengadaan, proses awal bisa dilakukan dengan mengumpulkan riwayat penggunaan material. Prioritaskan material dengan tingkat konsumsi tinggi, kemudian hitung kebutuhan rata-rata serta waktu pengirimannya. Setelah itu, buat batas stok untuk melakukan pembelian kembali. Lakukan evaluasi setiap periode agar perubahan permintaan dapat segera direspons. Tidak semua usaha memerlukan sistem yang rumit, jika pencatatan dilakukan dengan disiplin. Bila Anda pernah mengubah strategi pengadaan berdasarkan permintaan pelanggan, silakan bagikan pengalaman Anda. Masukan dari kegiatan usaha nyata membantu memperkaya wawasan pelaku bisnis.
